สำหรับผู้ประกอบการ SME’s หลายๆ ท่านนั้น มักจะนิยมจ้างสำนักงานบัญชีเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำบัญชีเอง หรือต้องจ้างพนักงานบัญชีประจำของกิจการเอง เพราะถึงแม้ว่าตัวกิจการเองจะสามารถจัดทำเอกสารทางธุรกิจได้ ไม่ว่าจะเป็น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินก็ตาม แต่เมื่อถึงเวลาสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ที่ต้องมีการปิดบัญชี การตรวจสอบความถูกต้องทางบัญชีและภาษีนั้น ยังจำเป็นจะต้องมีนักบัญชีที่ขึ้นทะเบียนกับทางสภาวิชาชีพบัญชีรับรองมาลงนามรับรองงบการเงินและรายงานภาษีประจำปีตามกฎหมายอยู่ดี
ดังนั้นการจ้างสำนักงานบัญชีจึงมีความสำคัญสำหรับกิจการอย่างหลีกเลี้ยงไม่ได้ ซึ่งการเลือกใช้สำนักงานบัญชีที่มีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งที่เจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญ เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายกับตัวกิจการเอง หรือบรรดาผู้บริหารเองด้วยเช่นกัน ซึ่งการเลือกสำนักงานบัญชีที่ตอบโจทย์ในการนำส่งงบการเงินและแบบแสดงรายการทางภาษี และมีทั้งความคุ้มค่ากับค่าทำบัญชีที่จ่ายไปด้วย
หน้าที่โดยทั่วไปของสำนักงานบัญชี
สำหรับหน้าที่หลักๆ ที่สำนักงานบัญชีในปัจจุบันนั้นให้ความสำคัญกับการบริการแก่ลูกค้ามักจะเน้นไปที่ 3 เรื่องหลักๆ ดังนี้
- การยื่นแบบภาษีประจำเดือนแก่กรมสรรพากรให้ถูกต้อง และครบถ้วน
- การยื่นแบบภาษีประจำปีให้แก่กรมสรรพากร ทั้งรอบระยะเวลาครึ่งปีและสิ้นปี พร้อมนำส่งงบการเงินให้แก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- การปิดบัญชีให้กับกิจการเพื่อเป็นการสรุปผลประกอบการและแสดงข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้บริหารและหน่วยงานภาครัฐได้ตรงตามมาตรฐานทางบัญชี และเพื่อป้องกันไม่ให้ผิดไปจากกฎหมายที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งการให้คำปรึกษาแนะนำในเรื่องบัญชีและภาษีแก่ผู้บริหารเองด้วย
ประโยชน์ของการใช้สำนักงานบัญชี
เมื่อเราได้ทราบหน้าที่หลักๆ ของสำนักงานบัญชีกันแล้ว หัวข้อนี้เราจะมาสรุปประโยชน์ของสำนักงานบัญชีทั้ง 5 ข้อให้แก่ผู้ประกอบการที่ยังลังเลว่าจะเป็นประโยชน์ต่อตัวเองและกิจการได้อย่างไร ดังนี้
- ช่วยให้ความน่าเชื่อถือของตัวเลขที่ปรากฎอยู่ในงบการเงินของบริษัทนั้นมีความถูกต้อง และสามารถทำการการตรวจสอบรายการซื้อ-ขาย การบันทึกรายการรับ-จ่ายได้อย่างครบถ้วน ทั้งยังสามารถช่วยลดความเสี่ยงต่างๆ ซ่งจะนำไปสู่การเกิดทุจริตในองค์กรได้ผ่านข้อมูลทางบัญชีที่น่าสงสัย
- ช่วยลดทั้งภาระการจัดทำเอกสาร ความยุ่งยากของตัวเจ้าของกิจการเอง และยังช่วยให้ประหยัดเวลาในการทำบัญชีด้วยตนเอง โดยเฉพาะผู้ประกอบการ SME’s หรือผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ สามารถใช้เวลาไปกับการบริหารจัดการ การวางแผน การเพิ่มยอดขายได้มากขึ้น
- มีการอัปเดตข้อมูลทางกฎหมายทางบัญชีและภาษีอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงการเลือกใช้โปรแกรมทางบัญชีที่เหมาะสมกับลักษณะของธุรกิจ และสามารถติดต่อประสานงานและให้ข้อมูลทางบัญชีและภาษีกับหน่วยงานภาครัฐแทนผู้ประกอบการได้
- ช่วยลดค่าใช้จ่ายของกิจการประเภทเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ ในการจ้างนักบัญชีมาประจำไว้ในบริษัท โดยผู้ประกอบการสามารถว่าจ้างสำนักงานบัญชีด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่า ในการจัดทำบัญชี การจัดทำงบการเงิน การยื่นแบบเสียภาษีรายเดือนและรายปี นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนในการจัดซื้อโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปและค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดโปรแกรมในอนาคตอีกด้วย
- สำนักงานบัญชีไม่เพียงแค่จัดทำบัญชีให้อย่างเดียวเท่านั้น ยังให้บริการให้คำปรึกษาและแนะนำในการจัดการเรื่องบัญชีและภาษีที่เกี่ยวข้องกับกิจการของเราได้ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการมีประเด็นทางภาษีและการเสียค่าปรับทางบัญชีและภาษี นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการในการวางแผนแก้ปัญหาและพัฒนาธุรกิจต่อไป
4 เรื่องในการเลือกสำนักงานบัญชี ที่เจ้าของกิจการต้องนำมาพิจารณา
คุณสมบัติของสำนักงานบัญชี
- ตัวนักบัญชีของสำนักงานบัญชีต้องมีคุณสมบัติครบถ้วนตามกฎหมาย
ทางสำนักงานบัญชีที่ผู้ประกอบการสนใจนั้น สามารถจัดตั้งในรูปแบบบุคคลธรรมดา ห้างหุ้นส่วนหรือแม่แต่อยู่ในรูปแบบของบริษัทก็ได้ แต่สิ่งที่จำเป็นก็คือสำนักงานบัญชีจำเป็นต้องมี นั่นคือผู้ทำบัญชี ซึ่งจะเป็นผู้ที่จะมาลงนามรับรอง นำส่งงบการเงินประจำปีต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยผู้ทำบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติที่สำคัญที่ทางสภาวิชาชีพกำหนดไว้ ทั้งวุฒิการศึกษาที่ทางสภาฯรับรองหลักสูตรไว้ หลักเกณฑ์เบื้องต้นนี้สามารถเป็นการคัดกรองคุณสมบัติของสำนักงานบัญชีเองได้เลยทีเดียว
- จริยธรรมของสำนักงานบัญชี
จริยธรรมในที่นี้หมายถึงความซื่อสัตย์ของสำนักงานบัญชี ซึ่งแท้ที่จริงแล้วดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องยากในการประเมินคุณสมบัติข้อนี้ของสำนักงานบัญชี ผู้ประกอบการอาจจะเคยได้ยินว่ามีลูกค้าของสำนักงานบัญชีบางรายโดนสำนักงานบัญชีโกงเงินค่าภาษี เมื่อโอนเงินค่าภาษีให้สำนักงานบัญชีไปแล้ว แต่สำนักงานบัญชีไม่นำไปจ่ายกรมสรรพากร ในการพิจารณาความซื่อสัตย์ของสำนักงานบัญชี ให้ดูว่าสำนักงานบัญชีมีที่ตั้งเป็นหลักแหล่งหรือไม่ อย่าหลงเชื่อเว็บไซต์ที่สวยงาม โดยในการเซ็นตกลงราคาควรนัดเซ็นที่สำนักงานบัญชี หรือในระหว่างการใช้บริการอาจสุ่มขอดูใบเสร็จค่าภาษีหรือใช้วิธีให้สำนักงานบัญชีส่งเอกสาร pay slip มาให้ผู้ประกอบการนำไปชำระภาษีเอง
- ระบบการทำงานของสำนักงานบัญชี
ในการเลือกสำนักงานบัญชี หากเป็นไปได้เจ้าของกิจการควรจะพิจารณาระบบการทำงานของสำนักงานบัญชี ว่ามีประสิทธิภาพหรือไม่ เช่น มีเอกสารใดบ้างที่ต้องส่ง กำหนดการส่งเอกสารเมื่อไร และที่สำคัญควรสอบถามกำหนดการยื่นแบบภาษีและการนำส่งงบการเงินประจำปี เพื่อจะได้ลดความเสี่ยงในการเสียค่าปรับอาญา เบี้ยปรับ และเงินเพิ่ม รวมทั้งควรสอบถามรายงานที่กิจการจะได้รับในแต่ละเดือน หรือแต่ละปี ก็จะช่วยให้เราประเมินประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานบัญชีก่อนการตัดสินใจเลือกใช้บริการ
บริการของสำนักงานบัญชี
โดยทั่วไปแล้วทางสำนักงานบัญชีจะให้บริการในการทำบัญชี ปิดงบ จัดทำงบการเงินประจำปี การยื่นประกันสังคมและยื่นแบบภาษีเป็นหลัก แต่ถ้าสำนักงานบัญชีมีบริการที่ครบวงจรหรือมีสำนักงานที่เป็นพันธมิตร จะช่วยให้งานบริการต่างๆ ทั้งการจดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในเรื่องต่างๆ ที่เราต้องการ เช่น การเพิ่ม-ลดทุน การเปลี่ยนแปลงกรรมการ การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ของบริษัท เป็นต้น การวางระบบบัญชี การวางแผนภาษี การจัดทำเงินเดือน การจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือ ก็จะเป็นการสะดวกสำหรับเจ้าของกิจการ ที่ไม่ต้องจัดทำเอกสารด้วยตัวเองและโยนภาระงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจนจบกระบวนการให้แก่สำนักงานบัญชีได้เลย
ราคาค่าบริการทำบัญชี
สำหรับค่าบริการในการทำบัญชีนั้น ผู้ประกอบการควรพิจารณาราคาที่เหมาะสมกับบริการที่ได้จะรับ โดยในปัจจุบันมีสำนักงานทางบัญชีที่ให้บริการเป็นจำนวนมากและมีการแข่งขันกันทางด้านราคาค่าบริการ ผู้ประกอบการไม่ควรเลือกสำนักงานบัญชีที่คิดราคาค่าบริการที่ถูกเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาเลือกสำนักงานบัญชีที่คิดราคาค่าบริการที่เหมาะสมและพิจารณาที่คุณภาพของงานที่ให้บริการเป็นหลัก ในการตกลงค่าบริการทำบัญชีกับสำนักงานบัญชี ทางกิจการเองควรจะสอบถามให้ชัดเจนว่า ค่าบริการทำบัญชีรวมบริการอะไรบ้าง อย่างในกรณีที่กิจการถูกกรมสรรพากรเรียกตรวจสอบภาษี ได้รวมค่าที่ปรึกษาและการที่สำนักงานบัญชีเป็นตัวแทนเข้าพบเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรด้วยหรือไม่ ซึ่งในกรณีที่ยังไม่รวมบริการดังกล่าวเข้าไปกับค่าบริการที่ตกลงกันไว้ ทางฝั่งสำนักงานบัญชีจะคิดอัตราค่าบริการในกรณีนี้อย่างไร ถ้ากรณีดังกล่าวเกิดจากความผิดพลาดของสำนักงานบัญชี ทางสำนักงานบัญชีจะร่วมรับผิดชอบกับกิจการหรือไม่ จึงควรมีการตกลงในเรื่องดังกล่าวให้ชัดเจน และที่สำคัญผู้ประกอบการควรมีการตกลงราคาค่าบริการและบริการที่จะได้รับกับสำนักงานบัญชีเป็นลายลักษณ์อักษร โดยให้สำนักงานบัญชีจัดทำข้อเสนอราคาและมีการลงนามทั้งสองฝ่ายด้วย เพื่อความชัดเจน
โปรแกรมบัญชีที่สำนักงานบัญชีใช้
ในการเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชี อีกสิ่งหนึ่งที่อยากจะให้ผู้ประกอบการคำนึงถึง ก็คือ โปรแกรมบัญชีที่สำนักงานบัญชีนั้นใช้ ควรเป็นโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจของกิจการของเราด้วย ซึ่งควรจะมีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ทั้งผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชี การใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับกิจการของเราจะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น การมองหาสำนักงานบัญชีที่ใช้โปรแกรมบัญชีดังกล่าวได้จะช่วยให้ไม่เกิดความผิดพลาดในการจัดทำบัญชีและภาษีได้อีกด้วย ทั้งนี้จะให้ดียิ่งขึ้นไปอีก ควรพิจารณาว่าโปรแกรมดังกล่าวนั้นสามารถทำงานออนไลน์ได้หรือไม่ ซึ่งนอกจากจะช่วยให้การจัดการบัญชีมีความสะดวกรวดเร็ว ยังช่วยให้กิจการประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ่ายเงินเพื่อซื้อซอฟต์แวร์ที่อาจจะไม่ตอบโจทย์และต้องเสียงเงินหลายรอบเพื่อซื้อหลายโปรแกรม ทั้งยังช่วยให้ประหยัดค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ไอที ระบบสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันระบบล่ม การติดไวรัสหรือข้อมูลสูญหาย รวมทั้งการป้องกันการแก้ไขข้อมูลจากผู้ใช้งานที่ไม่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าใช้งานด้วย
จากที่กล่าวมานั้นทั้ง 4 แนวทางในการพิจารณาก่อนการตัดสินใจเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชี จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ เพื่อให้ได้รับบริการที่ครบถ้วน เหมาะสม คุ้มค่ากับราคาค่าบริการที่จ่าย ได้รับบริการจากสำนักงานบัญชีที่มีคุณสมบัติครบถ้วน ทั้งทางกฎหมาย มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญที่ตรงกับธุรกิจ มีระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ รวมทั้งการใช้โปรแกรมบัญชีที่ทันสมัยและเหมาะสมกับลักษณะของธุรกิจ ซึ่งจะทำให้การจัดทำบัญชีและภาษีมีความถูกต้อง ช่วยลดความผิดพลาด ลดประเด็นปัญหาทางบัญชีและภาษี กิจการไม่เสี่ยงต่อการเสียค่าปรับ เบี้ยปรับ เงินเพิ่ม ที่สำคัญคือผู้ประกอบการสามารถเรียกดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้ทุกที่ทุกเวลา ข้อมูลมีความถูกต้องนำไปใช้ในการวิเคราะห์ตัดสินใจเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรและนำไปสู่การเติบโตในอนาคต